Thứ Ba, 8 tháng 1, 2019
Ở bài trước thì Seminarsaigon đã chia sẻ về những kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - Các công tác chuẩn bị. Ở bài này, seminarsaigon.vn tiếp tục chia sẻ cho các bạn một số công việc khác trong việc tổ chức sự kiện giao lưu OffLine nhé!
 |
| Một số công việc khác trong việc tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - 1 |
1. Lập và phân công Ban tổ chức:
Lập cho được ban tổ chức sự kiện với thành phần gồm:
- Trưởng ban: thì phải phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
- Phó ban: đây là nhiệm vụ phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên nhận tổ chức cho các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.
- Phó ban: là người chuyên phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…
- Một số các ủy viên khác chỉ chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…
Lực lượng được phụ trách tham gia Ban tổ chức nên chọn:
+ ) Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.
+ ) Bạn nên chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.
+ ) Sau khi Ban tổ chức nên tổ chức họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.
 |
| Một số công việc khác trong việc tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - 2 |
2. Có chế độ kiểm tra công việc:
- Tùy theo từng công việc chuẩn bị xem ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…
3. Dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện:
- Lên chi tết kế hoạch kinh phí chi tiết cho từng công việc.
- Với những vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.
- Bạn cũng nên dự trù cho từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.
- Kinh phí có thể là do đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.
 |
| Một số công việc khác trong việc tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - 3 |
Những điều bạn cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:
1. Toàn bộ những chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.
3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Đã có khá nhiều chương trình thất bại là vì thực hiện giờ giấc không đúng.
4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không có hay không mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…
5. Trước khi bạn kết thúc thì cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.
6. Bạn cũng đừng nên quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.
7. Với người dẫn chương trình thì có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.
- Giao lưu chính là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức sự kiện thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256hoặc xem tại website: seminarsaigon.vn
Seminarsaigon- Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
