Thứ Ba, 8 tháng 1, 2019
Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường đẩy mạnh các mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.
- Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.
 |
| Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - Các công tác chuẩn bị - 1 |
- Riêng bài viết này, Seminarsaigon chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức.
Kinh nghiệm tố chức sự kiện giao lưu offline
Công tác chuẩn bị:- Để tổ chức sự kiện chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:
1. Mục đích và yêu cầu của các cuộc giao lưu:
- Chính vì nó xuất phát từ khái niệm giao lưu cho nên người tổ chức sự kiện cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.
¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:
- Ví dụ: Qua chương trình giao lưu, bằng hình thức là thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ hay là về các kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…
¨ Chức năng giải trí, vui chơi:
- Ví dụ: Qua các chương trình giao lưu, chúng ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, sáng tạo nhằm cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…
 |
| Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - Các công tác chuẩn bị - 2 |
2. Đối tượng cuộc giao lưu
- Về đối tượng ta nên nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Phân chia theo từng đơn vị hay cũng có thể pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây cũng chính là điều quan trọng vì đã có rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…
3. Thời gian giao lưu:
Cần phải nắm được tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo những nguyên tắc hoạt động chung thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ban ngày thì bạn nên xen vào các loại hình thể dục thể thao hay tham quan ngắm cảnh… còn nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… hay cũng để phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.
4. Địa điểm giao lưu:
- Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Những thuận lợi gì cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?
 |
| Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - Các công tác chuẩn bị - 3 |
5. Hình thức quy mô của các cuộc giao lưu:
- Hình thức và quy mô của một cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.
- Ví dụ như: Trong đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Đối với dàn âm thanh ánh sáng thì được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?
6. Nội dung chính cuộc giao lưu:
- Nội dung nào là để giáo dục? Nội dung nào để Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? hay Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào đã thể hiện các nội dung đó? Hình thức đó có phù hợp với đối tượng?
7. Phương tiện để phục vụ cho cuộc giao lưu:
- Phục vụ cho việc ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
- Phục vụ cho các hoạt động khác như: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
- Phục vụ cho phần nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
- Quà thưởng, quà lưu niệm…
 |
| Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giao lưu OffLine - Các công tác chuẩn bị - 4 |
8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:
- Dự kiến thì ban tổ chức cần có bao nhiêu người? Thành phần gồm có những ai? Được chia bao nhiêu bộ phận? Bạn phân công nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi bộ phận và cá nhân là gì?...
- Bạn cũng cần phải phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256hoặc xem tại website: seminarsaigon.vn
Seminarsaigon- Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
