Thứ Tư, 26 tháng 12, 2018
Một sự kiện mà được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Chính vì thế nên người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao…
1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Moi người thường nghĩ là việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ cho thuê phòng bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu.
 |
| Những tình huống khó lường trước trong nghề tổ chức sự kiện - 1 |
- Việc đặt chỗ ở các khách sạn hạng sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Tuy nhiên thì điều mà công ty không dự liệu trước chính là tính học thuật quá sâu của hội thảo – nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài – còn khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại sẽ không còn.
- Hội thảo chắc sẽ kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự lúc đó đã bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Bạn có muốn mình chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Không thể không nghĩ rằng có những công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng – thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa – sẽ hấp dẫn khách mời. Khi đó thì khách tham dự lại muốn đặt ra cá câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Đúng ra thì công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời phải kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để họ không bị rơi vào tình thế bị động.
2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Trước tiên phải là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai là người lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh… hoãn họp! Tiếp theo là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện.
- Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.
- Chính sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận đã làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc.
 |
| Những tình huống khó lường trước trong nghề tổ chức sự kiện - 2 |
3. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng cao cấp thì càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng được tiến hành tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Nếu doan nghiệp cẩn thận hơn thì nên thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.VD như trường hợp nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Còn với các khách sạn khác ở trên địa bàn TP HCM dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Cùng có nhiều doanh nghiệp đã bất ngờ khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh thì hoạt động kém, ánh sáng luôn chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nhiều nơi thì không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được như ý của mình thì doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Ca sĩ sẽ chịu không làm gì được nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Với mang ánh sáng trong khi thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì nên được đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thường thì bên làm chương trình sẽ phải có trách nhiệm gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Cũng có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình ngay trước vài giờ diễn, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng và người dẫn chương trình đi một nẻo!
 |
| Những tình huống khó lường trước trong nghề tổ chức sự kiện - 3 |
5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Hơn nưa bạn cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó chính là những tâm niệm cơ bản của những người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết là bạn không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa lên trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ cho đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh như thế này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
- Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256hoặc xem tại website: seminarsaigon.vn
Seminarsaigon- Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
