Thứ Tư, 26 tháng 12, 2018
Hội thảo ngày nay là một sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Với những người quan tâm đến việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây Seminarsaigon xin chia sẻ một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo.
 |
| Cách tổ chức buổi hội thảo chuyên đề thành công - 1 |
1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
– Khán giả là ai?
– Chủ đề của hội thảo là gì?
– Tổ chức ở đâu?
– Tại sao mọi người sẽ tham dự?
– Lịch trình của hội thảo là gì?
2. Làm rõ các thông tin cần thiết
– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
– Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
– Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
– Thông tin/hồ sơ người tham dự
– Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…)
Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
– Thực phẩm và nước uống
– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
– Vận chuyển/thi công
Xác định được địa điểm không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo
3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)
– Số người tham dự
– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
– Các yêu cầu cần thiết về thực phẩm và nước giải khát
– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)
 |
| Cách tổ chức buổi hội thảo chuyên đề thành công - 2 |
==> Xem Thêm
4. Về truyền thông, quà tặng
– Mời các phóng viên, nhà báo
– Thiết kế thiệp mời cho khách
– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. – Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
– Bản tên BTC
– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường
Có kế hoạch và phác thảo công việc rõ ràng giúp tổ chức hội thảo khoa học và thành công
5. Về diễn giả, khách mời
– Xác định diễn giả
– Bài thuyết trình của họ
– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…
– Công cụ đếm người tham dự
– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256hoặc xem tại website: seminarsaigon.vn
Seminarsaigon- Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
