Để có được một buổi hội thảo thành công thì bản thân người tổ chức hay đơn vị tổ chức cần phải chuẩn bị một khoản kinh phí nhất định để đầu tư. Nhờ dựa vào khoản chi phí tổ chức hội thảo dự trù này mà mới có thể quyết định được quy mô, hoạt động cũng như địa điểm của hội thảo.
1. Báo giá chi phí để thuê địa điểm tổ chức hội thảo
- Nếu bạn đã có sẵn địa điểm để tổ chức hội thảo thì chắc chắn bạn đã tiết kiệm được một khoản chi phí tổ chức hội thảo kha khá bởi đây thường là yếu tố tiêu tốn tương đối nhiều tiền của các đơn vị tổ chức sự kiện. Trong trường hợp bạn phải đi thuê thì chắc chắn sẽ tốn một khoản tiền nhất định, báo giá tổ chức hội thảo về địa điểm sẽ phụ thuộc vào vị trí, quy mô cũng như sự đẳng cấp của địa điểm. Chẳng hạn như hội thảo của bạn với quy mô nhỏ, bạn cần một không gian nhỏ thì một quán cà phê không phải là một gợi ý tệ. Tuy nhiên, với những hội thảo quy mô lớn lên tới hàng nghìn người thì chắc chắn phải tổ chức tại các trung tâm sự kiện hay các khách sạn.
 |
| Dự trù chi phí tổ chức hội thảo cơ bản và đầy đủ nhất - 1 |
2. Chi phí thuê diễn giả
Quy trình tổ chức hội thảo của bạn không thể nào thiếu được sự dẫn dắt của MC và diễn giả. Thế nên khi dự trù chi phí tổ chức hội thảo chắc chắn bạn cần phải tính chi phí để thuê họ rồi. Tùy vào độ hot của họ mà số tiền bạn phải bỏ ra cũng cần phải tương xứng. Chi phí thuê diễn giả không quá lớn nhưng rất quan trọng bởi lẽ MC và diễn giả chính là linh hồn của cả buổi hội thảo, nắm giữ yếu tố lớn nhấ trong thành công của chương trình.
3. Chi phí thuê đạo cụ, âm thanh, ánh sáng
Một hội nghị thường có các phụ kiện đi kèm để tạo sự sinh động như hệ thống âm thanh, ánh sáng, vật dụng cho diễn giả. Nếu trong đơn báo giá tổ chức hội thảo tại địa điểm bạn thuê có sẵn là điều tốt nhất, nếu không có thì chắc chắn bạn cần phải tốn thêm chi phí tổ chức hội thảo để thuê bên ngoài.
4. Chi phí tiệc trà
Hiện nay, đa phần các hội thảo thường có tiệc trà tổ chức vào đầu hoặc giữa buổi hội thảo. Thực ra không quá cầu kì vì nó bao gồm trà, cà phê, hoa quả, bánh ngọt nhưng nó có thể hiện được phần nào sự chu đáo cũng như đẳng cấp của đơn vị tổ chức. Bỏ ra một khoản chi phí nhất định tổ chức tiệc trà cũng được đánh giá là cần thiết.
 |
| Dự trù chi phí tổ chức hội thảo cơ bản và đầy đủ nhất - 2 |
5. Chi phí phát sinh
Chi phí tổ chức hội thảo không bao giờ có thể tránh khỏi được những chi phí phát sinh và chắc chắn bạn nên dự trù thêm khoản kinh phí này khi có một số sự cố bất ngờ xảy ra. Chắc chắn, sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp cho hội thảo của bạn thành công hơn nữa cũng phần nào có thể thể hiện được sự chu đáo của quý công ty.
Hi vọng, bài viết này của Seminarsaigon có thể giúp bạn đọc biết được những khoản chi phí tổ chức hội thảo cần chuẩn bị khi chuẩn bị tổ chức hội thảo. Sự chuẩn bị cẩn thận chắc chắn giúp cho hội nghị thành công.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256hoặc xem tại website: seminarsaigon.vn
